EÜR, Belege, Kasse, Abschreibungen — die komplette Buchhaltungs-Anleitung für Stuhl-Mieter. Mit Tool-Empfehlungen und Beispielen aus der Praxis.
Warum Buchhaltung kein Hobby ist
Als Stuhl-Mieter bist du gesetzlich verpflichtet, deine Einnahmen und Ausgaben sauber zu dokumentieren. Drei Hauptgründe:
- Steuererklärung — das Finanzamt verlangt jährlich eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) mit allen Belegen
- Betriebsprüfungen — bei Beauty-Betrieben ein häufiges Ziel (Bargeld-Anteil hoch). Ohne saubere Belege drohen Hinzu-Schätzungen + Strafzuschläge
- Eigene Übersicht — du musst wissen, was du verdienst und wo dein Geld bleibt
Die gute Nachricht: mit den richtigen Tools schaffst du das in 1-2 Stunden/Monat.
Welche Buchhaltungs-Form passt?
Als Stuhl-Mieter bist du fast immer kein Bilanzpflichtiger (Umsatz < 800.000 €, Gewinn < 80.000 €). Das heißt: EÜR-Light reicht.
EÜR = Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Du listest alle Einnahmen und alle Ausgaben — der Saldo ist dein Gewinn.
| Buchhaltungs-Form | Wann? | Aufwand |
|---|
| EÜR (§4 Abs. 3 EStG) | Bis 800k Umsatz / 80k Gewinn | Niedrig |
| Bilanz (§5 EStG) | Drüber, oder GmbH/UG | Hoch |
| Ist-Besteuerung USt | Umsatz < 800k, Antrag stellen | Niedrig |
| Soll-Besteuerung USt | Sonst | Hoch |
Empfehlung für 95% aller Stuhl-Mieter: EÜR + Ist-Versteuerung beim Finanzamt beantragen.
Die wichtigsten Belege
Einnahmen-Belege
Jede Behandlung muss dokumentiert sein. Drei Wege:
- Bargeld-Kasse mit TSE — Registrierkasse, jeder Verkauf wird gespeichert, am Tagesende Z-Bon ausdrucken
- Karte/Mobile-Payment — SumUp, helloCash, ready2order. Hier ist die TSE-Pflicht automatisch erfüllt
- App-Booking — z.B. über ChairMatch oder Treatwell. Rechnung kommt automatisch
⚠️ NICHT MEHR ERLAUBT seit 2020: lose Quittungsblöcke. Wenn du Bargeld nimmst, MUSST du eine TSE-konforme Lösung haben.
Ausgaben-Belege
Jede Rechnung, jeder Kassenbon. Mindestens:
- Stuhl-Miete-Rechnungen
- Produkte (Color, Wachs, Shampoo)
- Werkzeuge (Scheren, Maschinen, Bürsten)
- Versicherungen (Berufshaftpflicht, BGW, KK)
- Software (Buchhaltung, Termin-Tool)
- Telefon + Internet (anteilig 50-100%)
- Auto (Fahrtenbuch oder Kilometer-Pauschale)
- Weiterbildung (Kurse, Fachbücher, Konferenzen)
- Arbeitsplatz-Pauschale (5 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr) wenn Home-Office-Anteil
Tool-Empfehlung 2026
Für absolute Anfänger: Lexoffice Kleinunternehmer
- 15,90 €/Monat
- Belege per App fotografieren, automatisch erkennen + verbuchen
- USt-Voranmeldung mit 1 Klick
- DATEV-Export (für späteren Steuerberater-Wechsel)
- Bank-Anbindung
- Einarbeitung: 2-3 Stunden, dann läuft es
Für Profis: sevDesk Buchhaltung
- 19,90 €/Monat
- Mehr Automation (Bank-Regeln, Belege-Texterkennung)
- Wiederkehrende Rechnungen (für Stamm-Kunden mit Abo)
- DATEV + KK-Export
- Mobile-App sehr gut
Für Sparfüchse: Excel/Google Sheets
Funktioniert, aber:
- Manuelle Belege-Erfassung (zeitaufwändig)
- Kein DATEV-Export → Steuerberater rechnet 3x länger
- USt-Voranmeldung musst du händisch in Elster machen
- Risiko von Fehlern hoch
Faustregel: ab dem ersten Monat Tool nutzen. 20 €/Monat sind besser investiert als 5 Stunden Excel-Frust + Steuerberater-Korrektur-Aufwand.
Realistischer Buchhaltungs-Workflow
Täglich (5 Min)
- Belege scannen oder fotografieren mit App
- Kasse-Z-Bon am Tagesende abschließen
Wöchentlich (15 Min)
- Belege im Tool kategorisieren ("Material", "Werkzeug", "Versicherung")
- Bank-Transaktionen den passenden Belegen zuordnen
- Offene Posten checken (haben alle Kunden gezahlt?)
Monatlich (45 Min)
- USt-Voranmeldung bis 10. des Folgemonats (wenn USt-pflichtig)
- Soll-Ist-Vergleich Umsatz vs. Vormonat
- Steuer-Rücklagen auf separates Konto buchen (25-30% des Gewinns)
Jährlich (3-5 h)
- Inventur (z.B. Produkt-Bestand am 31.12.)
- EÜR im Tool generieren
- Datenübergabe an Steuerberater (DATEV-Export)
- Belege-Ordner archivieren (digital, 10 Jahre)
Häufige Fehler — und wie du sie vermeidest
Fehler 1: Privatentnahmen nicht dokumentieren
Wenn du Geld aus der Kasse für Privatzwecke nimmst (z.B. Tanken), muss das als "Privatentnahme" gebucht werden — nicht als Betriebsausgabe. Sonst Steuer-Risiko.
Fehler 2: Bargeld-Kasse nicht "stimmig"
Kassen-Bestand laut Buch muss EXAKT mit echtem Bargeld übereinstimmen. Bei Differenzen: Hinzu-Schätzung durchs Finanzamt.
Fehler 3: Privatbereich vermischt
Tankquittungen vom Wochenende ausm Privatauto: keine Betriebsausgaben. Wenn du dein Auto teilweise geschäftlich nutzt, brauchst du Fahrtenbuch oder pauschale 1%-Regelung.
Fehler 4: Werkzeuge < 800 € nicht abschreiben
Werkzeuge unter 800 € netto = Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), sofort komplett absetzbar. Drüber: Abschreibung über Nutzungsdauer (oft 5-7 Jahre).
Fehler 5: Spät beim Steuerberater
Steuerberater rechnen alle 6-12 Monate die EÜR + Steuererklärung. Wenn du erst im November für das laufende Jahr anfängst, hast du KEINE Steuer-Rücklagen mehr. Mach es ab Monat 1.
Wann lohnt sich ein Steuerberater?
Ab dem ersten Monat ja, weil:
- Kosten: 60-150 €/Monat (Steuerberater) + Tool 15-20 €/Monat
- Spart dich: 5-10 Stunden/Monat Buchhaltungs-Aufwand
- Spart Steuern: typisch 1.000-3.000 €/Jahr durch korrekte Abschreibungen + Optimierungen
- Versicherung gegen Strafzahlungen bei Fehler
ROI: typisch 3-5x.
Fazit
Buchhaltung muss nicht stressig sein — wenn du sie systematisch angehst. 20 €/Monat für ein Tool + 1-2 Stunden/Monat Pflege + ein guter Steuerberater zahlt sich vielfach aus. Wichtigste Regel: sofort von Monat 1 sauber starten. Nachträglich Buchhaltung aufzuräumen ist 10x teurer als sie von Anfang an richtig zu machen.
